Kto może prowadzić księgowość uproszczoną?

Każdy przyszły przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji księgowej.  Istnieją dwie formy księgowości – uproszczona oraz pełna. Księgowość uproszczona inaczej mała księgowość jest zdecydowanie łatwiejszym sposobem na rozliczanie się z Urzędem Skarbowym. Jednak nie każdy może z niej skorzystać. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące prowadzenia księgowości uproszczonej.

Księgowość uproszczona – jak działa i dla kogo jest przeznaczona?

Mała księgowość przedstawia podstawowe dane finansowe przedsiębiorstwa. Z tej formy ewidencji mogą skorzystać: osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki partnerskie, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółdzielnie socjalne. Jednak w każdym przypadku warunkiem do rozliczania się poprzez księgowość uproszczoną są przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, które nie przekroczyły limitu 2 000 000 euro za poprzedni rok – kwota ta jest przeliczana według uśrednionego kursu ogłoszonego przez NBP na 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. W przypadku bieżącego roku 2021 jest to 9 030 600 zł. Przedsiębiorstwo, które przekroczy powyższą kwotę przychodu, będzie zobligowane do przejścia na pełną księgowość.

Możliwe są trzy formy prowadzenia księgowości uproszczonej: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR), ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa.

Oprócz powyższych sposobów na rozliczanie podatków z Urzędem Skarbowym konieczne jest także prowadzenie dodatkowych ewidencji, jeśli:

• przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, musi prowadzić rejestry VAT od zakupu i sprzedaży;
• przedsiębiorca wykorzystuje w działalności swój prywatny samochód, to winien jest przedstawić przebieg pojazdu;
• podatnik wykorzystuje w przedsiębiorstwie środki trwałe (np. maszyny, narzędzia, budowle) przez okres dłuższy niż rok, których wartość początkowa wynosi ponad 10 tys. zł, jest zobligowany do prowadzenia ewidencji środków trwałych – w przypadku rozliczania się w formie PKPiR lub do prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – w przypadku rozliczania się na zasadzie ryczałtu;
• przedsiębiorca używa w swojej działalności przedmiotów, które są związane z profilem działalności oraz są składnikiem majątku, ale nie są środkami trwałymi i przekraczają kwotę 1 500 zł, to musi wpisać te przedmioty do ewidencji wyposażenia. 

Charakterystyka 3 sposobów na prowadzenie księgowości uproszczonej

Najpopularniejszą formą rozliczania jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, którą należy zgłosić do Urzędu Skarbowego wraz z rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej lub 1 stycznia obowiązującego roku podatkowego. Prowadzenie PKPiR polega na zapisywaniu przychodów oraz wydatków na podstawie dokumentów księgowych w postaci: rachunków, faktur lub innych dowodów. W ramach tej metody ewidencji podatki mogą być opłacane na zasadzie liniowej (19%) lub na zasadach ogólnych (18% I próg i 32% II próg). Obecnie prowadzenie ksiąg rachunkowych może się odbywać w sposób elektroniczny lub tradycyjny – księga powinna zawierać 17 kolumn, a wraz z upływem każdego miesiąca należy podsumować wartości z każdej z nich.

Kolejną metodą płacenia podatku jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, który prowadzi się na podstawie dziennego lub miesięcznego zestawienia przychodów w postaci np. faktur, raportów z kasy fiskalnej – koszty nie są brane pod uwagę. Wysokość stawki ryczałtu zależy od rodzaju prowadzonej działalności – może to być 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3%, 2%. Natomiast jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność o różnych profilach, wtedy stawka ryczałtu jest sumowana. Trzeba pamiętać, że każdy miesiąc należy rozliczyć do 20 dnia kolejnego miesiąca.

Wygodną i zarazem najprostszą formą opodatkowania przedsiębiorców jest karta podatkowa – nie wymaga prowadzenia ksiąg czy składania zeznań podatkowych w formie PIT. Przedsiębiorcy muszą jedynie co miesiąc przekazywać do Urzędu Skarbowego stałą kwotę podatku, która nie jest zależna od dochodu. Natomiast wysokość podatku jest ustalana na podstawie profilu działalności, liczby mieszkańców gminy, na której terenie jest prowadzona działalność oraz liczby zatrudnianych pracowników.

Do rozliczania się za pomocą opisanych metod nie jest potrzebna specjalistyczna wiedza księgowa i przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgowość uproszczoną. Jednak należy pamiętać, że skorzystanie z usług doświadczonych specjalistów oszczędza wiele nerwów i problemów związanych z procedurami Urzędu Skarbowego oraz stale zmieniającym się prawem podatkowym.